L'applicazione consente di gestire l'intero procedimento delle Pratiche dello Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) nei suoi molteplici aspetti, offrendo una interfaccia ricca di funzionalità, sia per gli operatori comunali, sia per i cittadini e professionisti che interagiscono via internet.
I PRESUPPOSTI E L'ARCHITETTURA
Il decreto legislativo 31 Marzo 1998, No. 112 e il successivo DPR 20 Ottobre 1998, N. 447 ha stabilito che i comuni costituiscano, in forma singola o associata, lo Sportello Unico per le Imprese, perseguendo tre principali obiettivi:
· unicità del procedimento amministrativo: l'imprenditore si rivolge a un unico ufficio, che poi si fa carico di portare avanti l'intero procedimento, interagendo con le altre amministrazioni interessate
· l'accessibilità e la trasparenza dell'intero procedimento, anche per via telematica
· il rispetto e, ove possibile, il miglioramento dei tempi di definizione ed espletamento dei processi previsti.
L'applicativo Only One Sportello Unico offre un efficace strumento a supporto di questa nuova struttura, tramite tre moduli, integrati ma autonomi:
1. Gestione pratiche per gli Sportelli unici
2. Gestione pratiche per altri Enti.
3. Informazioni
GESTIONE PRATICHE PER SPORTELLI UNICI
Il Modulo è rivolto:
· al personale dello sportello unico, al quale offre varie funzioni per la gestione dei procedimenti
· alle imprese, che via Internet possono consultare lo stato della loro pratica, o anche ricevere e trasmettere documenti
· agli altri soggetti coinvolti nel procedimento, che possono utilizzare il web browser per consultare le pratiche e trasmettere il proprio parere.
Principali funzionalità offerte agli operatori dello Sportello unico:
a) accettazione pratiche
· registrazione della domanda e memorizzazione di tutti i dati salienti
· supporto al controllo di completezza della documentazione
· avvio del procedimento e stampa del documento di attestazione
b) individuazione endoprocedimenti
· Guida all'individuazione degli endoprocedimenti da attivare, proposti in base a una griglia definita in modo tabellare.
· Possibilità di definire "pratiche tipo" per i casi ricorrenti.
· Flessibilità per la gestione di casi particolari.
c) Comunicazioni con altri uffici comunali o enti esterni
· trasmissione delle richieste di parere
· ricezione delle risposte
· rmonitoring dei tempi, con la possibilità di verificare in ogni momento la situazione
Sono gestite diverse modalità di invio delle richieste, da quella tradizionale a quella elettronica, consentendo in tutti i casi di registrare le trasmissioni e calcolare il termine entro il quale si attende la risposta (sulla base dei tempi concordati nei protocolli di convenzione fra enti)
Anche per la ricezione delle risposte sono previste sia la modalità cartacea che quella elettronica, con funzioni per registrare l'arrivo ed eventualmente allegare i documenti ricevuti.
E' gestita la possibilità che un ente o ufficio riscontri una carenza di documentazione e chieda allo Sportello Unico di sospendere i procedimento per richiesta di ulteriori documenti.
d) Produzione atti e documenti
· produzione di molteplici documenti, tramite il richiamo di WORD in modalità ole e la fusione di testi modello con i dati della pratica.
I documenti prodotti possono essere modificati, completati, stampati e anche allegati alla pratica, che viene così ad essere una vera carpetta elettronica.
I testi modello, completamente personalizzabili, possono essere svariati: atti autorizzativi e di diniego, richieste di documentazione integrativa, avvisi di conclusione del procedimento, convocazioni, verbali, etc.
e) conferenza dei servizi; audizione impresa in contraddittorio
· registrazione di questi eventi e supporto alle fasi di convocazione e verbalizzazione.
f) Conclusione del procedimento
· registrazione dei dati relativi alla chiusura del procedimento unico e trasferimento della pratica fra quelle concluse
· successiva archiviazione
g) Interrogazioni e Monitoring
· Svariate modalità di interrogazione dell'archivio, dalla ricerca a testo pieno su tutte le pratiche, ad elenchi organizzati per azienda, ubicazione, fascicolo.
· Scadenzari: scadenza del procedimento, scadenza dei termini per la richiesta di integrazioni, attese di risposta da altri enti o uffici, etc.
· elenchi statistici (totale pratiche per anno, per tipo di esito, per tipo di procedimento, tempi medi, ecc.)
GESTIONE PRATICHE PER ALTRI ENTI
Gli enti coinvolti nei procedimenti dello Sportello unico possono visualizzare le pratiche e trasmettere le loro risposte, accedendo via internet agli archivi dei comuni gestiti con l'applicativo Only One.
Core tuttavia ha realizzato un modulo specifico rivolto agli enti, che consente loro di costituirsi un proprio archivio e di avere a disposizione funzioni a supporto delle loro attività.
Si tratta di funzioni simili a quelle offerte dal modulo Gestione Pratiche per Sportelli Unici, che spaziano dalla registrazione delle richieste, alla produzione di documenti, alla comunicazione con altre PPAA e con gli Sportelli unici, a scadenzari e interrogazioni.
Il software consente di gestire richieste provenienti da diversi Sportelli unici, indipendentemente dal sistema da questi utilizzato per la gestione pratiche; le comunicazioni risultano però facilitate e certe operazioni automatizzate nei confronti degli Sportelli Unici dotati del modulo "Only One - Gestione Pratiche per Sportello unico".
INFORMAZIONI
Il modulo consente di costituire un archivio di normativa, interpretazioni, circolari, modulistica, procedure e più in generale informazioni, utilizzabile sia dagli operatori dello sportello che direttamente da imprese e progettisti, via internet.
E' possibile gestire diversi stati del documento (in bozza, in vigore, decaduto, …), differenziare i documenti a solo uso interno e quelli da pubblicare in internet, allegare file in qualsiasi formato (PDF, Word, Excel, ecc.) e creare collegamenti ad altri documenti dell'archivio o anche a pagine internet.
Un'articolata gestione delle abilitazioni consente al comune di scegliere se l'aggiornamento dell'archivio deve essere riservato al personale dello sportello unico o esteso anche ad altri enti, ciascuno per gli argomenti di propria competenza.
Le funzioni di consultazione permettono sia la ricerca a testo pieno su tutti i documenti presenti nell'archivio che ricerche per tipologia, argomento, fonte. In prima istanza vengono proposti solo i documenti in vigore, ma con un semplice click, possono essere consultati anche quelli decaduti
E' possibile rendere disponibile alle aziende in internet anche una funzione per l'inoltro telematico di richieste di chiarimenti, che vengono automaticamente inserite in un'apposita vista del sistema: gli operatori dello Sportello le possono visualizzare e dopo avere dato risposta possono cancellarle o mantenerle contrassegnandole come evase.
SCHEDA PRODOTTO
